La base legal de la conservación de la historia clínica

La historia clínica no es solo un documento médico, sino también un respaldo legal fundamental. Para los médicos en México, conservarla correctamente puede marcar la diferencia en caso de una demanda o conflicto jurídico. Más allá de ser un requisito normativo, se trata de un escudo legal y ético que protege tanto al paciente como al profesional de la salud.

En este artículo revisaremos qué establece la normativa vigente, los plazos recomendados, las buenas prácticas de conservación y los errores frecuentes que pueden poner en riesgo su ejercicio profesional.

La base legal de la conservación de la historia clínica

En México, la NOM-004-SSA3-2012, junto con la Ley General de Salud, establece los criterios sobre el manejo y conservación de los expedientes clínicos.

• El plazo mínimo general para conservar expedientes en consultorios privados es de 5 años a partir de la última atención médica.

• En el caso de hospitales y clínicas, el plazo suele extenderse a 10 años o más, dependiendo de la institución y de la normativa interna.

• Para pacientes menores de edad, la norma establece que los expedientes deben conservarse hasta que el paciente cumpla 18 años más 5 años adicionales, es decir, hasta los 23 años como mínimo.

Esto significa que la conservación de la historia clínica no depende de si el paciente regresa o no a consulta, sino de un plazo legal definido que debe cumplirse obligatoriamente.

Buenas prácticas para proteger sus expedientes

Conservar la historia clínica implica mucho más que almacenar papeles en un archivero. Para garantizar seguridad y cumplir con la normatividad, se recomienda:

• Digitalizar expedientes físicos con sistemas que incluyan claves de acceso seguras y protocolos de respaldo.

• Mantener la confidencialidad, limitando el acceso solo al personal autorizado.

• Clasificar los expedientes de manera organizada, ya sea alfabéticamente, por año o por especialidad, lo que facilita la localización en caso de auditorías o revisiones legales.

• Establecer protocolos de destrucción segura una vez que se cumpla el tiempo legal de conservación, evitando riesgos de filtración de datos.

Errores frecuentes que ponen en riesgo al médico

Muchos profesionales de la salud desconocen la normativa y cometen errores que pueden generar problemas legales y administrativos. Entre los más comunes están:

• Tirar expedientes clínicos al concluir el tratamiento del paciente.

• Conservar únicamente recetas, notas o resultados aislados en lugar del expediente completo.

• No contar con respaldo digital y perder la información en caso de siniestro (incendio, inundación, robo).

• Guardar expedientes en lugares sin medidas de seguridad ni control de acceso.

• No diferenciar los plazos aplicables entre consultorio privado y hospital.

• Suponer que “si el paciente no regresa, ya no importa el expediente”.

Estos errores dejan al médico vulnerable ante reclamaciones, pues en caso de un proceso legal, la ausencia de historia clínica completa y en regla puede interpretarse como negligencia o incumplimiento normativo.

Conservar la historia clínica es una obligación y una defensa

Para los médicos en México, la conservación de la historia clínica no es opcional, es un deber legal, ético y profesional. Cumplir con los plazos establecidos y aplicar buenas prácticas de almacenamiento es la mejor forma de protegerse frente a demandas, auditorías o conflictos legales.

La historia clínica es más que un requisito administrativo: es una herramienta de defensa que refleja la calidad de la atención médica y el compromiso con la seguridad del paciente.