¿Cuánto tiempo se debe conservar la historia clínica en México?

La historia clínica no solo es un documento médico, sino también un respaldo legal que puede marcar la diferencia en caso de una demanda. Para los profesionales de la salud en México, conservarla adecuadamente es tanto una obligación legal como una herramienta de protección profesional. En este artículo revisaremos los plazos que establece la normativa, las mejores prácticas de conservación y los errores más frecuentes que deben evitarse.

La historia clínica como escudo legal

Cada consulta, diagnóstico, tratamiento o seguimiento que se registre en la historia clínica constituye evidencia del trabajo médico realizado. En un contexto donde las demandas por negligencia o mala práctica han aumentado, este expediente se convierte en el principal medio de defensa para demostrar que se actuó conforme a la ética y a los protocolos clínicos establecidos.

No se trata de un simple requisito administrativo: la historia clínica es, en esencia, un documento probatorio con valor legal y médico.

Lo que establece la ley mexicana

En México, la NOM-004-SSA3-2012 es la norma oficial que regula la integración, uso y conservación de la historia clínica. Además, la Ley General de Salud respalda y refuerza estos lineamientos, estableciendo plazos mínimos de conservación que todo médico debe conocer:

• Consultorios privados: el expediente debe conservarse al menos 5 años después de la última atención.

• Hospitales y clínicas: el plazo puede extenderse hasta 10 años o más, dependiendo de la institución.

• Menores de edad: la historia clínica debe guardarse hasta que el paciente cumpla los 18 años, más 5 años adicionales.

Estos plazos representan el mínimo legal; sin embargo, en la práctica es recomendable conservarlos durante más tiempo como medida preventiva.

Buenas prácticas para proteger sus expedientes

Cumplir con la normatividad es solo el primer paso. Para garantizar una correcta conservación de los expedientes médicos, es fundamental aplicar medidas de organización y seguridad:

• Digitalizar los archivos físicos con claves de acceso seguras y respaldos periódicos.

• Clasificar expedientes clínicos de manera ordenada, ya sea alfabéticamente, por especialidad o por año.

• Establecer protocolos de confidencialidad, asegurando que solo el personal autorizado tenga acceso.

• Aplicar un proceso de destrucción segura una vez que el expediente cumpla el tiempo legal, evitando que la información termine expuesta.

La implementación de estas prácticas no solo protege al médico, sino también al paciente, al garantizar que sus datos personales y clínicos permanezcan resguardados.

Errores frecuentes que deben evitarse

Pese a la importancia de la conservación de la historia clínica, existen prácticas equivocadas que ponen en riesgo al médico y a la institución:

• Tirar expedientes al concluir el tratamiento.

• Guardar únicamente recetas o estudios aislados, sin el resto de la información clínica.

• No respaldar en digital y perder toda la información en caso de siniestros.

• Conservar expedientes en lugares abiertos o sin medidas de seguridad.

• No diferenciar los plazos entre un consultorio privado y un hospital.

• Pensar que si el paciente no regresa, el expediente ya no es relevante.

Cada uno de estos errores puede tener consecuencias legales graves, especialmente en el marco de una investigación o proceso judicial.

Un deber legal y profesional

Conservar adecuadamente la historia clínica no es opcional: es un deber legal, ético y profesional. Además de proteger los derechos del paciente, se convierte en el principal respaldo para el médico frente a cualquier eventualidad legal.

En un entorno donde la medicina está cada vez más regulada y los pacientes más informados, cumplir con la normativa en la gestión de expedientes clínicos es una de las mejores formas de blindar la práctica médica.